Den digitala kommunen

En plattform för många verksamhetsområden

Vi hjälper er att knyta ihop processer och arbetssätt inom förvaltningens olika områden till användarvänliga applikationer.

Vår målsättning är att öka nivån av digitalisering och automatisering i kommunerna och kunna erbjuda ett förmånligt och smidigt alternativ – våra lösningar kan fungera som helt fristående processer, eller komplettera era existerande IT-system, allt inom en projekttid på några få månader.

Vi hjälper er hela vägen från identifiering av arbetssätt och utmaningar till framtagen och implementerad applikation som sparar er tid och pengar varje dag.

Dessutom kan ni dra nytta av kunskap, erfarenhet, processer och applikationer från andra kommuner och kunder som kommer er till godo och snabbar upp vägen till den digitala kommunen ytterligare!

Ledningssystem och förvaltning

Första steget i att digitalisera kommunen är att skapa en översikt över de interna processerna. Med plattformen Barium Live blir det möjligt att enkelt upprätta ledningssystem för förvaltningens alla olika behov i en och samma lösning.

Administration – ärendehantering och arbetsflöden för intern förvaltning, för flera olika behov och verksamhetsområden.

Reseräkningar – Webbtjänst för kvitto- och utläggsredovisning med smidigt processflöde

Inköp och upphandling – Få formulär, beslutsunderlag och utvärdering i en sammanhållen kedja där överblick och spårbarhet för bättre effektivitet och likabehandling. Transparens och regelefterlevnad utan ökad administration och merarbete

HR och anställningar

För mindre organisationer kan stora HR-system kännas dyra och onödigt komplexa för de behov som trots allt finns. Det har också visat sig att någon ”allt i ett”-lösning existerar sällan utan omfattande konsultarbete. Ett enklare alternativ är HR-processer som stöder varandra och som kan integreras med existerande löneprogram vid behov.

Anställningar – Avlasta löneräknarna och låt förmännen skapa heltäckande anställningsavtal för både tillsvidare anställda och korttids-vikarier. Processen kan integreras med löneprogram och avtalen undertecknas elektroniskt om man önskar, för minimerad pappersanvändning.

Frånvaroanhållan – Låt anställda själva på ett smidigt sätt ansöka om semester, föräldraledigheter, tjänstledigt och rapportera sjukfrånvaro.

Andra exempel är introduktion av nyanställda, avslutning/ändring av anställningsförhållanden, kompetensmappning och lönesamtal.

Investeringar och budget

Investeringar – planering av investeringsbudgeten, ansökningar från olika förvaltningsenheter

Attesteringsprocess – digital attesteringsprocess för godkännande av kostnader

Budgetprocesser – rambudgetering, resultatområdenas budgetering, nämndbudgetering. Insamling av textbaserade budgetmålsättningar från kommunstrategien. Följ upp budgetmålen under året till exempel kvartalsvis. Ny paketlösning för mindre kommuner under utveckling, kom med och påverka arbetet!

Kontaktcenter och digitala blanketter

Kontaktcenter – skapa en central kontaktpunkt, ett kontaktcentersystem med integrerad kunskapsdatabas. Genom att samordna inkommande ärenden till en knutpunkt så blir det möjligt att snabbt besvara inkommande frågor och ärenden direkt vid första kontakt. Låt kommuninvånarna enkelt sköta alla sina ärenden via kommunens hemsida, med direkt feedback och statusuppdateringar för inskickade ärenden.

Ärendehanteringssystem – med handläggningsstöd och inbyggd automatik för olika typer av ärenden.

Digitala blanketter – skräddarsydda digitala blanketter med kommunens färger och layout, för olika typer av ansökningar och ärenden.

Tillståndsprocesser, vatten och avlopp

Minska handläggningstiden, garantera kvalitet och likabehandling, ge feedback till kommuninvånaren i ärenden med hjälp av en applikation för vatten- och avloppsanmälan. Utgående från era arbetsrutiner skapar vi en skräddarsydd lösning med digitala formulär, koppling till webb och dokumenthanteringssystem, samt ett flöde som delar ut arbetsuppgifter, automatiserar återkommande moment och eliminerar flaskhalsar.

Att ge kommuninvånare möjlighet att starta ärenden digitalt leder till bättre kundnöjdhet, kortare ledtider, garanterar likabehandling och kräver mindre manuellt arbete – en smart process är till störst nytta när den frigör tid och personal för mer krävande arbetsuppgifter.

Fastighetsunderhåll

Skapa rutiner för fastighetsunderhållet med processer för inspektion och uppföljning. Gör åtgärdsförslag och komplettera med bilder som bilaga. Formulären är naturligtvis anpassade för mobila enheter.